Uma das questões levantadas ao se considerar a adoção de um sistema de Gerenciamento de Ativos Digitais (DAM – Digital Asset Management) é se o SharePoint pode servir como uma alternativa viável para gerenciar o seu acervo, especialmente quando sua organização já está usando o Office 365. Um sistema de Gerenciamento de Ativos Digitais (DAM) e o SharePoint têm muito em comum, quando se trata de capacitar equipes para organizar, gerenciar e colaborar com ativos.
O que são DAM e SharePoint ?
Um sistema DAM é usado para armazenar e organizar conteúdo digital – imagens, vídeos, apresentações, documentos, logotipos, materiais de marketing e assim por diante – e facilita a colaboração com esses ativos. O principal objetivo do DAM é impulsionar o valor de um ativo digital, permitindo que você e sua organização encontrem, acessem, recuperem e (re)utilizem o conteúdo digital com facilidade.
Já o SharePoint, nas palavras da Microsoft, capacita o trabalho em equipe com sites dinâmicos e produtivos para cada equipe, departamento e divisão de projeto. Ele permite que você compartilhe arquivos, dados, notícias e recursos. Seu site do SharePoint também pode ser personalizado para otimizar o trabalho de sua equipe.
A principal diferença entre os dois
Como podemos concluir, pela definição de cada ferramenta, o SharePoint foi projetado especificamente para criar sites através dos quais as equipes podem colaborar e interagir. Um site do SharePoint, também conhecido como “site de equipe”, funciona como o painel de trabalho, contendo vários recursos que ajudam na colaboração. Estes podem ser feeds de notícias, resumos de atividades recentes, calendários de tarefas etc. E como o SharePoint também permite que você faça upload e compartilhe arquivos digitais, ele possui a funcionalidade básica de um DAM – algo como uma espécie de versão light.
Por sua vez, um sistema DAM propriamente dito, se concentra na organização e no gerenciamento dos ativos digitais da sua organização. Ele ajuda você a navegar rapidamente por uma grande quantidade de conteúdo para encontrar exatamente o que procura. E o DAM brilha quando há um grande número de ativos digitais que os usuários precisam compartilhar, localizar e recuperar interna e externamente.
Os 3 principais benefícios do DAM
1. Acesso fácil a ativos digitais através de metadados: A principal vantagem do DAM é a capacidade de localizar, acessar, recuperar e permitir o fácil uso de todos os ativos digitais, a partir de um único ponto de entrada. Ele garante que todos os arquivos sejam indexados e estruturados corretamente com metadados, para que possam ser pesquisados e recuperados facilmente. Mesmo que você não se lembre do título de um determinado documento que está procurando, ou mesmo do local onde ele foi salvo, você pode fazer uma pesquisa usando os metadados – diversos parâmetros, como tags, descrições, categorias e muito mais. O DAM também indexa o conteúdo de arquivos de diversos tipos, para que você possa procurar dentro do próprio conteúdo, seja uma planilha, um conjunto de slides ou um PDF, por exemplo.
2. Consistência e proteção da marca: o DAM ajuda a manter sua marca consistente e atualizada. O uso de ativos é controlado por um determinado número de usuários autorizados, de modo que os ativos confidenciais e o material protegido por direitos autorais possam ser facilmente protegidos. Mesmo quando o acesso é compartilhado com alguém de fora da sua organização, como parceiros, fornecedores ou distribuidores, você não precisa se preocupar com o uso ilegal de seus recursos.
3. Agilidade e produtividade: Alguns sistemas DAM, como o FotoWare, por exemplo, integram-se a aplicações populares, como Microsoft PowerPoint, Adobe InDesign e mídias sociais, permitindo o máximo aproveitamento dos seus ativos digitais. Você pode adicionar diretamente uma imagem a um documento, por exemplo, simplesmente arrastando e soltando a imagem desejada. E a maioria dos sistemas DAM, como o FotoWare, oferece uma API que permite aos integradores conectá-lo a praticamente qualquer sistema externo com o qual ele precise interagir.
Os 3 principais benefícios do SharePoint
1. Compartilhe e colabore: um site de equipe do SharePoint é um espaço de trabalho centralizado no qual todos os membros de sua equipe podem colaborar. Com a coautoria em tempo real, várias pessoas podem trabalhar simultaneamente em um documento, de sua própria estação de trabalho, em vez de fazê-lo separadamente. Você pode ver as mudanças de todos, conforme elas acontecem e discutir ideias sem sair do documento.
2. Envolva e informe sua equipe: assim como em uma intranet, você pode transmitir suas mensagens e gerar comunicações ou compartilhar recursos e notícias com suas equipes. Por exemplo, um calendário de grupo oferece visibilidade dos próximos agendamentos dos membros da equipe e permite que você coordene facilmente as reuniões com eles.
3. Acompanhe projetos e tarefas: cada equipe da organização pode criar sua própria sub-página. Pode haver um site da equipe de marketing, um site da equipe de vendas e um site da equipe de finanças, por exemplo. Cada site oferece uma visão geral de um projeto ou uma tarefa – quem é responsável ou quando ele precisa ser concluído – e mantê-lo no caminho certo.
Então afinal, quando preciso de um DAM?
Eu tenho um grande número de recursos visuais
Eu preciso de um lugar “oficial” para armazenar arquivos dentro da organização, mas sem ter que me preocupar com a organização dos arquivos em uma árvore de diretórios complexa
Eu tenho que acessar, recuperar e usar os arquivos com frequência, dentro e fora do escritório
Eu frequentemente compartilho ativos digitais interna e externamente
Há muitas pessoas envolvidas nos ativos com diferentes fluxos de trabalho e direitos de acesso
A marca está espalhada por vários canais
Muitas vezes preciso usar meus recursos em outros aplicativos, como o PowerPoint, o Adobe InDesign e as mídias sociais
Quero extrair quadros (frames) chave e transcodificar vídeos
E quando preciso do SharePoint?
Preciso de um espaço de trabalho compartilhado, onde todos os membros da minha equipe possam se comunicar e colaborar
Eu preciso acompanhar meus projetos e tarefas em tempo real
O gerenciamento da linha do tempo é fundamental
Eu preciso colaborar em um documento simultaneamente
Quero receber o news feed da minha equipe e resumos de atividades recentes
Eu quero me manter atualizado com o cronograma da equipe e com um calendário de grupo
Eu preciso de um lugar exclusivo, ao qual somente os membros da minha equipe tenham acesso
Conclusão
A solução adequada à sua organização – DAM ou SharePoint – pode ser determinada pelas principais prioridades da sua equipe e pela maneira como você trabalha, bem como por quaisquer pontos problemáticos.
No entanto, uma solução não substitui as funcionalidades da outra:
O SharePoint é mais adequado ao gerenciamento baseado em projetos, em que o cronograma é relativamente crítico e onde você precisa manter uma comunicação próxima com os outros, já que não precisa acompanhar um grande número de ativos. O SharePoint mantém você atualizado sobre os eventos atuais de toda a sua equipe e organização.
E se sua equipe tiver muitos arquivos digitais e procurar maneiras de organizá-los com segurança e assumir o controle total deles, uma solução específica de Gerenciamento de Ativos Digitais (DAM!) será a resposta.
Quer saber mais sobre o Digital Asset Management FotoWare? Continue acompanhando o nosso blog para descobrir como organizações no Brasil e no mundo gerenciam seus ativos digitais, economizando tempo e dinheiro no processo.
