O Sebrae produz e utiliza conteúdo em larga escala, em diferentes regiões, equipes e áreas. À medida que a organização continuou a crescer, a forma como os ativos digitais eram criados, armazenados e compartilhados tornou-se uma parte cada vez mais importante do trabalho do dia a dia. Este artigo mostra como o Sebrae abordou a gestão de ativos digitais com uma perspectiva de longo prazo.

 

O desafio: conteúdo fragmentado e complexidade crescente

À medida que as organizações crescem, gerenciar conteúdo torna-se cada vez mais complexo. Os arquivos ficam armazenados em sistemas diferentes, as equipes trabalham de forma isolada e encontrar o ativo certo muitas vezes leva mais tempo do que criá-lo. Para organizações grandes e distribuídas como o Sebrae, esse desafio rapidamente chega a um ponto crítico.

O Sebrae é a maior organização brasileira de apoio aos pequenos negócios e produz enormes volumes de conteúdo todos os anos. Imagens de pequenos empreendedores e de seus negócios ou eventos, além de vídeos e documentos, são criados em diversas regiões e por diferentes equipes, o que torna a manutenção da consistência e da acessibilidade um desafio constante. Ao longo do tempo, o armazenamento descentralizado e os fluxos de trabalho independentes acabaram resultando em duplicações, visibilidade limitada e processos pouco eficientes.

Reconhecendo que a questão transcendia a mera escolha de ferramentas de trabalho, o Sebrae deu um passo atrás e repensou integralmente sua abordagem estratégica em relação à Gestão de Ativos Digitais — Digital Asset Management (DAM).

 

A solução: do armazenamento fragmentado à infraestrutura compartilhada

Em vez de resolver problemas isolados, o Sebrae mudou sua perspectiva: o DAM não deveria ser apenas um local para armazenar arquivos, mas uma infraestrutura compartilhada para conectar equipes e promover a colaboração.

Em conjunto com a Amplex Brasil e a Fotoware, o Sebrae começou a construir uma infraestrutura centralizada de DAM em 2023. Em vez de implantar o sistema de uma só vez, a organização optou por uma adoção gradual e planeja integrar suas unidades regionais, passo a passo, a um ambiente compartilhado.

Essa abordagem permite que a organização cresça de forma sustentável, ao mesmo tempo em que reduz os impactos de implementação sobre cada unidade e respectivas equipes.

Um elemento central da configuração do Sebrae é sua arquitetura híbrida, que combina os sistemas Fotoware on-premises com os serviços Fotoware Veloz (em nuvem). Isso garante escalabilidade e eficiência de custos, ao mesmo tempo em que atende a diferentes casos de uso em toda a organização.

Ao mesmo tempo, o Sebrae adotou um modelo federado: um framework central define a organização e os padrões, enquanto as equipes regionais mantêm o controle sobre o próprio conteúdo. Esse equilíbrio entre governança e flexibilidade garante consistência sem limitar a autonomia.

Para tornar o conteúdo realmente utilizável por todos, foram introduzidos padrões de metadados, fluxos de trabalho e ciclos de vida. Agora os ativos são classificados de forma consistente, fáceis de encontrar e gerenciados ao longo de todo o seu ciclo de vida, da criação ao arquivamento, garantindo controle e relevância no longo prazo.

Para apoiar a adoção do DAM Fotoware, o Sebrae investiu em materiais de treinamento de alta qualidade, oferecendo uma visão prática que ajuda a disseminar conhecimento e confiança no uso da plataforma.

 

O resultado: mais colaboração e uma base para crescimento futuro

O verdadeiro impacto dessa transformação aparece nos fluxos de trabalho do dia a dia. Em vez de procurar imagens em sistemas desconectados, os usuários agora conseguem encontrar e compartilhar conteúdo rapidamente entre as equipes e unidades. A colaboração melhorou, as duplicações diminuíram e processos como solicitações e aprovações de conteúdo passaram a ser conduzidos de forma mais eficiente.

Mesmo com a implantação ainda em andamento, os benefícios já são evidentes. As equipes têm mais visibilidade, a colaboração está evoluindo e há mais segurança no conteúdo utilizado.

“Aqui no Sebrae, percebemos que gerenciar ativos digitais não se tratava apenas de organizar arquivos, mas de viabilizar a colaboração em uma organização distribuída. Ao tratar o DAM como infraestrutura, estamos criando uma base compartilhada que conecta nossas equipes, fortalece a governança e nos permite escalar o conteúdo de forma sustentável.”

Angélica Cordova — Jornalista e Especialista em Comunicação no Sebrae

 

Mais do que isso, o Sebrae criou uma base preparada para o futuro. Ao tratar o DAM como infraestrutura, e não como uma ferramenta isolada, a organização consegue conectar suas unidades de negócio ao longo do tempo, padronizar fluxos de trabalho e escalar suas operações de conteúdo de forma sustentável.

 

Conclusão

Para organizações que enfrentam desafios semelhantes, a trajetória do Sebrae evidencia uma mudança essencial: gerenciar conteúdo deixou de ser uma questão de armazenamento e passou a ser uma questão de orquestração.

Com a estratégia e a plataforma certas, o DAM pode se tornar um elemento central para impulsionar a colaboração, a eficiência e o crescimento de longo prazo.

 

Por dentro da infraestrutura de conteúdo do Sebrae

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Artigo original: Sebrae’s shift from file storage to scalable content infrastructure (Nina Metzger – Fotoware).