5 problemas facilmente resolvidos com o Gerenciamento de Ativos Digitais

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17 de junho de 2024

Se você trabalha com qualquer forma de produção e distribuição de conteúdo, é possível que conheça a sigla DAM – Digital Asset Management ou, em bom português, Gerenciamento de Ativos Digitais. Embora pareça semelhante ao tradicional “banco de imagens da empresa”, um sistema DAM é muito mais do que isso e é capaz de resolver muitos problemas que o armazenamento em nuvem tradicional não consegue.

Neste artigo, vamos abordar os 5 problemas mais comuns relacionados ao gerenciamento de conteúdo e explicar como um sistema DAM pode resolvê-los facilmente.

1º Problema: Os arquivos se perdem ou são difíceis de encontrar
2º Problema: O trabalho colaborativo é ineficiente
3º Problema: Publicar conteúdo online é sempre trabalhoso
4º Problema: Controlar versões e acessos aos ativos é tedioso e manual
5º Problema: O sistema não se adapta às necessidades da organização

1º Problema: Os arquivos se perdem ou são difíceis de encontrar

Ao organizar seus arquivos em uma estrutura de pastas tradicional, você acaba tendo que saber exatamente em que pasta um ativo foi armazenado para encontrá-lo. Você pode estar procurando o modelo de PowerPoint mais recente para usar em sua apresentação, por exemplo, mas não se lembra se ele está armazenado na pasta “PPTs”, ou na pasta “Modelos”, ou na “Padrões da Empresa”, ou “Meus documentos”…

Outro problema do armazenamento em pastas é que os colaboradores e parceiros muitas vezes armazenam ativos digitais em seus HDs locais, dificultando o acesso dos demais membros da equipe. Digamos que você precisa de um vídeo usado em um projeto anterior, por exemplo, mas não consegue encontrá-lo porque foi armazenado em uma pasta que era compartilhada por alguém que não trabalha mais na empresa.

Solução: Construa um sistema baseado em metadados

Para ter controle sobre todos os arquivos, é essencial que eles sejam armazenados e gerenciados a partir de um repositório central. Não importa se este repositório está localizado na nuvem ou em servidores locais, você precisa de um sistema adequado para garantir que todos possam acessar os arquivos que precisam através dele, bem como fazer upload de novos ativos que surgirem.

Um sistema DAM pode funcionar perfeitamente como este “hub” de ativos digitais. Com base em metadados, você pode oferecer aos membros da equipe diversas maneiras de pesquisar conteúdo, evitando a procura entre pastas. Ou seja, ninguém precisa se lembrar em que pasta exatamente está um determinado arquivo. Basta pesquisar livremente por palavras-chave para encontrá-lo! Ou usar taxonomias personalizadas para filtrar formatos de arquivo irrelevantes ou outros atributos.

2º Problema: O trabalho colaborativo é ineficiente

Muitas vezes, a produção e distribuição de conteúdo exigem muita colaboração. Você pode precisar da aprovação de pessoas específicas antes de publicar uma imagem ou design, por exemplo. E os trabalhos feitos em cooperação com pessoas externas, na maioria da vezes, envolvem uma troca interminável de e-mails com diferentes versões de arquivos anexados.

Além disso, muitos ativos digitais podem ser relevantes para pessoas fora da equipe de Comunicação, como logos e materiais de vendas, por exemplo. O acesso a esses ativos deve ser amplamente facilitado – mas também deve ser revogado quando uma determinada versão do arquivo estiver ultrapassada, para evitar que as pessoas utilizem materiais desatualizados.

Conforme mencionado anteriormente, um sistema DAM pode funcionar como um hub de conteúdo para o consumo interno da empresa, permitindo que todos encontrem os ativos de que precisam, quando necessário. Você pode definir facilmente quem pode ter acesso a cada ativo e sinalizar os status de cada um com marcadores visuais. Desta forma, você não precisa se preocupar se as equipes estão utilizando conteúdo desatualizado ou não aprovado, ao mesmo tempo em que permite que todos encontrem o que necessitam, sem que precisem solicitar ao pessoal da Comunicação a todo momento.

Os melhores sistemas DAM também permitem adicionar notas aos ativos, melhorando ainda mais o trabalho colaborativo. Também trabalham com o conceito de álbuns, permitindo que você compartilhe facilmente ativos com colaboradores externos, sem depender de ferramentas como Dropbox ou Wetransfer.

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Dica: Crie arquivos públicos para usuários externos

Embora muitas organizações permitam que apenas os colaboradores internos tenham acesso ao material armazenado, muitas também aproveitam os recursos avançados de um bom sistema DAM, para criar arquivos “semi públicos” a serem compartilhados com colaboradores externos ou arquivos completamente livres para consumo do público em geral. Os visitantes do seu portal podem baixar determinadas imagens com uma marca d’água aplicada automaticamente, por exemplo.

3º Problema: Publicar conteúdo online é sempre trabalhoso

Manter vários sites atualizados pode ser realmente trabalhoso – especialmente se a sua presença online inclui artigos ou boletins informativos. Fazer o upload de novas imagens e gráficos frequentemente, exige que você localize, verifique, baixe e carregue o ativo no site. Pensando pontualmente, não há nada de muito trabalhoso nisso. Porém, a coisa muda bastante quando você precisa fazer isso todos os dias e de forma repetitiva.

Solução: Integrar o sistema DAM ao CMS

Ao integrar seu DAM com o seu sistema de Gerenciamento de Conteúdo (CMS), você construirá um link direto entre seus sites e o repositório de ativos. Dessa forma, sempre que você estiver editando um artigo para o blog, landing page ou simplesmente atualizando um gráfico, você terá acesso instantâneo aos ativos selecionados facilmente através de um widget. Os ativos podem ser movidos diretamente de um sistema para o outro, sem a necessidade de baixá-los e carregá-los no CMS novamente – economizando tempo e garantindo total controle da presença online da sua marca.

Dica: use APIs para construir um ecossistema de conteúdo com o DAM no centro

Os melhores sistemas DAM possuem APIs (funções), que permitem sua integração com uma infinidade de sistemas e programas diferentes, como softwares de design gráfico, sistemas de gerenciamento de informações de produtos (PIM), sistemas de gerenciamento de projetos e muitos outros. Assim, você pode construir um ecossistema de conteúdo personalizado, tendo o DAM no centro, suprindo os ativos necessários para todos os seus outros sistemas.

4º Problema: Controlar versões e acessos a ativos é tedioso e manual

Seja porque a licença de uso de uma determinada imagem expirou, ou a versão de um arquivo não deve mais ser utilizada, ou por qualquer outro motivo, às vezes você precisa eliminar ativos do repositório ou movê-los para uma pasta de histórico e atualizar a versão correta. Sem um DAM, este trabalho pode ser complexo, pois normalmente envolve muitos comunicados internos para garantir que todos os colaboradores deixem de utilizar as versões expiradas ou desatualizadas.

Solução: crie fluxos de trabalho para gerenciar licenças de uso e aprovações

Com um sistema DAM, você pode configurar fluxos automáticos, orientados por metadados – o que significa que ações específicas são disparadas quando determinados eventos ocorrem. Por exemplo: você pode criar um fluxo de trabalho automático revogando o acesso a determinados ativos, quando a data de expiração da licença de uso for atingida ou publicando ativos em seu acervo público, assim que forem aprovados para essa finalidade.

Dica: anexe formulários de consentimento aos seus ativos

Se você tiver fotos ou vídeos de pessoas, um recurso imprescindível, face à LGPD, é o gerenciamento de consentimento, o qual permite anexar formulários personalizados de consentimento de uso da imagem pessoal. Assim, você pode controlar facilmente o tipo de uso com o qual uma pessoa concordou e, caso o indivíduo revogue seu consentimento de uso, isso será automaticamente refletido no formulário e, consequentemente, no arquivo de imagem.

5º Problema: O sistema não se adapta às necessidades da organização

Um dos principais desafios das empresas atualmente é escalar as operações que envolvem conteúdo – as tais “Content Operations”. Com a demanda por conteúdo online e o aumento da diversidade de plataformas e dispositivos, surge uma maior necessidade de produção e distribuição eficiente do conteúdo. As expectativas são altas, principalmente em termos de qualidade visual, relevância e rapidez. Portanto, muitas empresas acabam tendo que produzir e gerenciar uma quantidade muito grande de conteúdo e, às vezes, os sistemas existentes não conseguem acompanhar esse aumento no volume de trablho.

Solução: Escolha um DAM com recuros de “Contente Operations”

Os sistemas DAM de hoje não podem funcionar apenas como bancos de mídia. Em vez disso, eles devem permitir que você escale suas operações que envolvem conteúdo, movendo perfeitamente os ativos e dados certos para os lugares certos – e com agilidade. Se você investir em um DAM com opções avançadas de configuração de metadados e fluxo de trabalho e uma API aberta, o sistema será capaz de escalar à medida que sua organização cresce e o mercado muda.

Se algum desses desafios lhe parecer familiar, talvez seja a hora de você investir em uma solução de Gerenciamento de Ativos Digitais (ou DAM, no jargão internacional) adequada.

Na Amplex, uma equipe dedicada está disponível para auxiliar na escolha certa para sua organização. Agende uma reunião conosco para ver como podemos resolver os desafios mencionados acima e discutir outras necessidades relevantes para sua equipe.