Preparar-se para eventos é uma das experiências mais estressantes da vida de um profissional de marketing. Milhares de coisas para organizar, desde a criação de todo o material de marketing, como folhetos, banners e brindes promocionais, até o planejamento da logística e o controle para que tudo esteja no lugar certo, na hora certa. Ah, além da “pequena” questão de gerenciar os canais de mídia social antes, durante e depois do evento também…
Em março, a Fotoware participou da MTEX B2B Marketing Expo, no centro ExCel, Londres, e pensamos em dar três grandes exemplos de como o gerenciamento dos nossos próprios ativos digitais nos ajudou na organização – e que também podem ajudar você a se preparar para os seus próximos eventos de marketing.
1. Encontrar os arquivos que você precisa em segundos!
Este ano, a equipe da Fotoware para o evento envolveu colegas dos departamentos de Marketing, Design e Vendas, que foram encarregados do planejamento, design e criação de materiais para a exposição. A Fotoware enfatiza fortemente a importância de trabalhar com eficiência e, por isso, é vital para todos saber onde podem encontrar arquivos e recursos essenciais, como logotipos, gráficos ou PDFs, para completar suas diversas tarefas de produção.
Um sistema de Gerenciamento de Ativos Digitais (DAM – Digital Asset Management) é projetado para ser usado como o repositório central de todos os arquivos. A criação de uma área específica para um evento ou projeto, no qual você está trabalhando, economizará tempo e energia de todos os envolvidos. Ninguém precisa perguntar “Você sabe onde posso encontrar esse arquivo ou essa imagem?”, porque todos saberão: é no DAM!
Sabemos o que você está pensando… “Eu realmente preciso de um sistema de gerenciamento de ativos digitais para fazer isso? Não posso simplesmente configurar uma pasta compartilhada na nuvem (DropBox/Google Drive/Sharepoint)?” Bem, sim, você pode. Mas não se você realmente valoriza ou precisa de eficiência.
Saiba mais sobre os diferenciais entre um sistema DAM e o Sharepoint aqui
Uma das principais características do FotoWare é que seus arquivos não são armazenados em uma estrutura intrincada de pastas. Em vez disso, eles são organizados em acervos, onde cada arquivo é classificado com metadados – como palavras-chave, por exemplo. Isso significa que você não precisa se lembrar de como é a estrutura de pastas ou dos nomes de arquivos salvos para encontrar o que procura – basta pesquisar pelas palavras-chave, tal como no Google! Você também pode criar álbuns no FotoWare para facilitar ainda mais o processo de reunir todos os ativos relevantes para o seu projeto, sem a necessidade de ficar duplicando um mesmo conteúdo, só para salvar nas pastas específicas de cada evento que você participar.
2. Revisar material de eventos anteriores
Se você está participando de um evento pela primeira vez ou vem participando ano após ano, é vital que todo o material produzido com a sua marca seja atual e atraente. Sem um sistema de Gerenciamento de Ativos Digitais, este trabalho pode ser difícil, demorado e causar interrupções nas atividades dos outros colaboradores.
Digamos, por exemplo, que você queira examinar uma arte utilizada em um evento anterior: onde você poderia achá-la? Talvez você tenha uma estrutura de pastas para pesquisar – mas em quais pastas as artes estarão arquivados e como você pode localizá-las? Talvez você possa perguntar aos designers gráficos se eles lembram exatamente onde as armazenaram e gaste o tempo deles para ajudar a procurar… Ou apenas peça que lhe enviem alguma eventual versão que tenham armazenado em suas pastas pessoais… Só que tudo pode ser muito mais fácil e rápido do que isso!
Usar o sistema FotoWare significa encontrar material pregresso e recursos associados de forma simples – e sem duplicações desnecessárias! Como mencionado, cada item criado e usado é carregado no FotoWare e classificado com metadados, para que se possa encontrar facilmente qualquer coisa, quando necessário. Não precisamos nos preocupar em lembrar dos nomes de pastas e sub-pastas para localizar os arquivos; em vez disso, podemos pesquisar usando palavras-chave – por exemplo, “evento de marketing 2018” – e veremos a relação de todos os arquivos pertinentes. Nada de erros acidentais com o uso de conteúdo desatualizado ou imagens com pessoas que já não trabalham mais na empresa!
3. Colaboração fácil e eficiente
Com mais de 20.000 participantes e 1.500 fornecedores no MTEX, precisávamos ter certeza de que chamaríamos a atenção das pessoas durante a exibição. Para conseguir isso, nos armamos com um suprimento infinito das melhores guloseimas, pilhas de cobiçados brindes, um estande lindamente projetado, junto com folhetos atualizados e um vídeo contando histórias inspiradoras de nossos clientes.
Tudo isso exigiu a participação de vários colaboradores. Sem usar um sistema de gerenciamento do nosso acervo, teríamos que ficar trocando repetidas cópias e versões de arquivos por meio de serviços de transferência, como o WeTransfer ou emails, por exemplo. Qual o problema disso? Bem, novamente, consumiria mais tempo e recursos do que o necessário e, embora alguns minutos aqui e ali possam não parecer muito, tudo acaba se somando e muito tempo é perdido, no final das contas.
Com o FotoWare, podemos fornecer feedback aos demais membros da equipe, de forma rápida e precisa, graças ao recurso de anotações. Isso nos permite sugerir e definir mudanças a serem feitas nas artes, economizando tempo em todas as etapas. A colaboração não se perde entre emails, Slack feeds, chats do Skype e mensagens no WhatsApp – é tudo registrado e feito diretamente no arquivo armazenado no FotoWare. E como todos têm acesso, todos ficam sabendo o que está sendo sugerido e quais mudanças são feitas ao longo do caminho.
Estes são 3 grandes exemplos de como um sistema de Gerenciamento de Acervo Digital (DAM), como o FotoWare, pode aliviar o estresse de organizar o seu próximo evento de marketing.
Quer saber mais sobre o Digital Asset Management FotoWare? Continue acompanhando o nosso blog para descobrir como organizações no Brasil e no mundo gerenciam seus ativos digitais, economizando tempo e dinheiro no processo.
Fonte: https://www.fotoware.com/blog/top-3-ways-digital-asset-management-can-help-you-prepare-for-business-events
Fonte: https://www.fotoware.com/blog/top-3-ways-digital-asset-management-can-help-you-prepare-for-business-events
