Embora a migração de conteúdo para um bom sistema de Gerenciamento de Ativos Digitais (DAM) seja muitas vezes simplificada, não é incomum recebermos dúvidas sobre esse assunto. Organizações maiores, com estruturas de dados mais complexas, podem achar que migrar seus dados para um novo sistema seja um processo muito longo, atrasando o andamento dos negócios. Alguns problemas frequentemente incluem:
Tarefas manuais demoradas;
Excesso de configurações no novo sistema;
Treinamento complexo para abranger todos os cenários possíveis;
Grandes alterações em casos de uso que confundem os usuários;
Perda de estruturas antigas antes da implementação de novas.
No entanto, com a preparação adequada, pode-se evitar todos os problemas mencionados acima. Criamos este artigo para oferecer uma visão clara das três etapas principais de preparação para a migração de conteúdo para um sistema DAM.
Como se preparar ao migrar conteúdo para um sistema DAM
Passo #1 – Promova uma auditoria do seu sistema atual e faça os ajustes necessários
Uma auditoria típica geralmente implica em responder às seguintes perguntas:
De quais dados você precisa no novo sistema?
Onde esses dados são atualmente armazenados, usados e consumidos (servidores locais, serviços em nuvem etc.)?
Que tipos de dados são esses?
Como os dados estão estruturados (em pastas locais, taxonomias de metadados etc.)?
Quais métodos estão disponíveis para exportação (download, FTP, APIs, cópia de discos locais etc.)?
Passo#2 – Defina como deseja que o cenário final funcione
Na verdade, mais e mais empresas estão se afastando de estruturas de pastas fixas e evoluindo para sistemas baseados em metadados. Se você já estiver usando uma estrutura de metadados, convém manter certas configurações ao migrar para uma nova solução DAM, alterando ou substituindo aquelas que já não atendem plenamente suas necessidades. De qualquer forma, reservar um tempo para planejar a nova estrutura de dados ajudará a migrar seu conteúdo corretamente e garantir o sucesso contínuo posterior.
O novo sistema é escalável e poderá crescer junto com o seu negócio?
Quem são os principais usuários?
Quais são seus problemas atuais?
Quais fluxos de trabalho e casos de uso deixarão sua equipe satisfeita?
Quais os 5 principais casos de uso que devem ser priorizados?
Passo#3 – Mapeie os metadados
Transferir dados para um novo sistema pode ser um processo rápido, se você tiver uma única estrutura da dados e apenas metadados básicos. Entretanto, esse raramente é o caso em organizações maiores.
De um modo geral, o tempo de migração depende dos seguintes fatores-chave:
A combinação de seus ativos digitais;
O número de campos de metadados associados a estes;
A complexidade geral da sua estrutura.
Ao migrar metadados, a preparação de um modelo de dados de destino geralmente é necessária. Isso significa definir todos os campos e opções de metadados novos que você deseja ter no novo sistema. Feito isso, você deve cruzar esse modelo de dados com o existente, criando correlações claras entre origem e destino dos dados.
O processo de mapeamento de matadados pode ser quebrado em e etapas:
Preparação da estrutura no seu sistema novo;
Importação dos arquivos e criação de novas IDs/chaves primárias;
Associação dos metadados dados seguindo o mapeamento realizado.
Executando a migração do conteúdo
Conforme explicado acima, o processo de migração depende muito de suas estruturas de dados e preparações realizadas. Se você dedicou tempo para preparar seus arquivos, os tornou acessíveis em formatos legíveis e mapeou todos os seus metadados, a execução geralmente é um processo simples e automatizado. Feito isso, restará apenas revisar e testar o sistema antes de dar a aprovação final. Recomendamos selecionar 5 principais casos de uso para se concentrar e garantir que eles estejam plenamente atendidos antes de dar esta fase por encerrada. Envolver toda a sua equipe também é altamente recomendado, pois eles podem ter informações importantes que, de outra forma, poderiam passar despercebidas.
