San Francisco Ballet é a companhia de balé profissional mais antiga dos Estados Unidos. Situada em São Francisco e cercada por inovação e criatividade, esta clássica instituição acompanhou a evolução tecnológica e, agora, o conteúdo digital representa um insumo fundamental para a companhia.
As mais de 40 apresentações por ano resultam na geração de inúmeros conteúdos para divulgação e marketing.
Nos reunimos com o Diretor de TI Murray Bognovitz e com o Admnistrador de Conteúdo Erik Almlie, para descobrir como o atual sistema de Gerenciamento de Conteúdo Digital (DAM – Digital Asset Management) os ajuda a manter o controle sobre todo o conteúdo gerado.
Como o aumento da mídia digital impactou a San Francisco Ballet nos últimos anos?
Murray: O balé é uma forma de arte ao mesmo tempo visual e musical. E o movimento artístico da dança vem sendo fotografado ao longo de muitas décadas. Porém, com o avanço da tecnologia digital neste início de século, as câmeras digitais de alta definição causaram um impacto muito grande nas companhias de balé. Não só melhorou a qualidade das cenas fotografadas, como também aumentou a quantidade de imagens geradas pelos fotógrafos. O balé, assim como ocorre em outras atividades, evoluiu de um número gerenciável de fotogramas revelados, para uma imensa oferta de imagens digitais que chegam a todo momento.
© Erik Tomasson
O que vocês fizeram para resolver os problemas causados por este aumento exponencial do conteúdo?
Murray: Nos perguntamos o que poderíamos fazer para dar conta desse volume. Começamos com um sistema que atendia bem a um único usuário, mas não era capaz de atender a organização como um todo. Também tinha deficiências no que se refere às nossas necessidades de catalogação. É fundamental termos metadados adicionados às imagens, como o nome do balé, quem o coreografou, o guarda-roupa, a iluminação e, não menos importante, a identificação dos próprios bailarinos. Tudo isso precisa ser associado a cada uma das imagens, porque de que outra forma as encontraríamos, caso simplesmente as salvássemos em pastas da nossa rede de dados? A companhia queria e precisava ter um sistema que permitisse o upload, entrada de metadados, facilidade de arquivamento e de edição e um processo de aprovação para publicação – então nos decidimos por uma solução colaborativa de gerenciamento de ativos digitais.
Como era o seu processo de aprovação de imagens antes de ter um sistema DAM?
Murray: No nosso caso, há uma pessoa inicialmente responsável pela seleção de imagens, que é nosso Diretor Artístico.
Erik: Antes, nós fazíamos a aprovação de imagens à mão, o que era muito ineficiente! Nós imprimíamos as folhas de contato para que o Diretor Artístico indicasse os fotogramas selecionados. Em seguida, nós imprimíamos estas fotos e caminhávamos pelos estúdios para mostrar aos bailarinos e perguntar quais fotos eram as melhores. Era bem complicado que o Departamento Artístico e os bailarinos tomassem decisões consistentes, sem falar em todo o volume de papel desperdiçado no processo. Portanto, havia tanto aspectos ambientais como questões de eficiência que precisavam ser trabalhados. Além disso, não tínhamos nenhuma forma de acompanhar oficialmente as aprovações, pois tudo era baseado em comunicações verbais e não tínhamos nenhuma prova vinculativa ou um registro documental das escolhas feitas. Realmente precisávamos implementar um sistema de aprovações para nos adequar aos padrões de governança estabelecidos por nossa empresa, além de manter um registro formal das aprovações.
E de que forma uma solução DAM ajudou a melhorar seu processo de aprovação?
Erik: Ter todo o material em meio digital resolveu a questão ambiental. E a criação de um fluxo digital de aprovação resolveu o problema gerencial. Criamos um fluxo em nosso DAM, onde cada grupo de usuários envolvidos nas aprovações está separado em classes. À medida que uma imagem é submetida ao processo de aprovação, ela passa sequencialmente por cada uma dessas classes. Em nosso processo, o primeiro grupo a revisar as fotos é o Departamento Artístico, responsável por escolher as imagens que melhor representam o Ballet como instituição e que melhor apresentam a coreografia. Então, após a seleção inicial do Diretor Artístico, as imagens ficam disponíveis para aprovação deste primeiro grupo, até terminar com os bailarinos fazendo suas escolhas finais com base em suas performances. À medida que cada grupo faz suas aprovações, as imagens desaparecem da sua respectiva fila de trabalho, evitando dúvidas sobre o que já foi aprovado ou não. Além disso, todas as aprovações – destinação, quem aprovou e quando – ficam registradas nos metadados de cada arquivo. O processo é incrivelmente eficiente.
Murray: Precisávamos de um fluxo de trabalho e o melhor é que o produto no qual investimos também possibilita a aprovação das fotos on-line, através da Internet. Os processos que tomavam várias horas das pessoas, agora acontecem em questão de minutos.
Poderiam descrever o que acontece com a equipe de mídia no dia de uma apresentação ?
Erik: Geralmente, quando estreias e eventos importantes acontecem, nós estamos sempre por perto, para garantir a seleção e liberação das imagens para o público o mais rápido possível. Os fotógrafos fazem os registros e enviam as imagens diretamente para nós. Nós carregamos algo entre 300-600 imagens de cada fotógrafo em nosso sistema DAM. Como o tempo é curto nestes eventos, não podemos passar pelo processo normal de aprovação – de forma que eu, o Diretor Artístico e eventualmente o coreógrafo nos reunimos de frente para o meu monitor e fazemos as seleções iniciais na mesma hora. Embora seja um processo manual, a informação de aprovação fica registrada no sistema. Assim, o Diretor Artístico pode se ocupar com os demais assuntos do evento, enquanto eu submeto o material selecionado à aprovação dos bailarinos. Depois de feitas as aprovações, aí é hora de processar os arquivos RAW e fazer a edição final antes de liberar as imagens para a imprensa no nosso site.
Como é gerenciada a distribuição de imagens para a imprensa?
Murray: Agora nós temos um site dedicado à imprensa. Uma vez que o processo de aprovação é completado, as fotos são liberadas neste site e os membros da imprensa com credenciais podem fazer logon e baixar as imagens que desejarem usar. Simples assim. Outras soluções implementam um processo parecido, mas é difícil conseguir uma solução tecnológica que faça tudo. O que se costuma achar é algum tipo de solução DAM ou MAM (Media Asset Management) que permite a criação de um fluxo parecido, mas então você se dá conta que precisa encontrar uma solução adicional para carregar e dar acesso às suas fotos no site. Você acaba tendo que investir em um outro sistema para fazer isso. No nosso caso, temos um único sistema, abrangente, que faz tudo o que precisamos.
Erik: Antes, até tínhamos uma seção do site que era exclusiva para a imprensa e armazenávamos as fotos publicitárias nela, mas o nosso WebCMS era incrivelmente complicado. Nós não conseguíamos fornecer imagens rapidamente, da maneira que queríamos, e não podíamos fazer mudanças com facilidade. Agora que temos um site implementado pelo próprio sistema DAM, quando as atualizações são necessárias, tudo é feito de forma instantânea. O site antigo exigia que passássemos por um processo de edição laborioso no WebCMS, para depois republicar todo o site e liberar as alterações para o público. O novo sistema fez uma enorme diferença, trazendo eficiência e facilidade de uso para todos os envolvidos, tanto na empresa como para usuários finais também.
Como se compara o tempo economizado agora com as práticas anteriores?
Erik: Se tivéssemos que mudar uma única foto através do CMS do nosso site, primeiro teríamos que criar três versões diferentes da foto. Como temos diferentes canais de divulgação, precisamos fornecer versões de tamanho adequado para impressão e uso da web, além de uma miniatura para o site. Desta forma, tínhamos que carregar esses 3 arquivos em nosso CMS e depois a editar as páginas. No total, isso provavelmente levava entre 15 a 25 minutos, mesmo que fosse para mudar um único item – e se alguém já estivesse alterando algo no site, eu teria que esperar na fila para fazer as minhas mudanças!
Publicar fotos depois de um evento geralmente levava de 2 a 3 horas. Era muito ineficiente, pois tínhamos que fazer essas versões diferentes de cada imagem, enviá-las e, em seguida, criar uma entrada para cada uma individualmente, exigindo informações em 5 campos diferentes para cada imagem, já que o CMS não conseguia extrair nada dos metadados.
Agora, é o paraíso, em comparação. É extremamente conveniente ter todos os metadados importantes exibidos automaticamente em nosso site, e qualquer alteração feita posteriormente não implica mais em fazer novas cópias e republicar todo o site. Agora é tudo muito mais simples, pois o site exibe informações diretamente do sistema DAM FotoWare. Além disso, o sistema gera automaticamente vários formatos e resoluções para nossos usuários finais, eliminando todo o trabalho de controle de versão e fornecendo uma ampla gama de opções. Em suma, é uma grande economia de tempo e esforço.
© Erik Tomasson
Quantas imagens vocês estimam arquivar a cada ano?
Erik: Nós registramos mais de 40 apresentações por ano e se você multiplicar isso por uma média de 500 fotos por apresentação, você tem uma idéia aproximada do volume que estamos falando. Isso não inclui as milhares de imagens que recebemos de cada evento social que promovemos. Normalmente, são geradas umas 2.000-3.000 imagens em cada evento, registrando cada pessoa famosa, cada doador e todos os figurinos – todo esse conteúdo tem um importante aspecto social. Adicione a isso os 20 a 30 spots de TV e vídeos que produzimos para redes sociais a cada ano, além de outras fontes de recursos como Escola, Educação, Marketing e Design. Para lidar com toda esta diversidade de material, nosso DAM está dividido em diferentes acervos e cada um exige diferentes fluxos de trabalho e métodos de categorização. Os acervos são separados, mas todos gerenciados em um único sistema DAM.
© Erik Tomasson
